Überlastung kommunizieren

Hast du das Gefühl, deine Arbeit wächst dir über den Kopf? Fürchtest du, dass diese Überlastung negative Konsequenzen für deine Gesundheit hat? Wenn du dich in diesen beiden Fragen wiederfindest, solltest du unbedingt das Gespräch mit deiner Führungskraft suchen. Denn häufig tritt eine solche Situation ein, wenn deine Zuständigkeiten nicht richtig geklärt wurden, dein Handlungsspielraum sehr begrenzt ist, du wenig Einfluss auf deine Arbeitsweise, deine Arbeitszeiten- und pausen hast oder du schon seit einiger Zeit unter Dauerstress leidest. Aus diesem Grund ist es überaus wichtig, deine Überlastung deiner Führungskraft zu kommunizieren, um zeitnahe Entlastungen für dich zu ermöglichen. Wie du ein solches Gespräch führen und was du in Vorbereitung tun kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Termin vereinbaren

Ziel des Gesprächs ist es, deiner Führungskraft deine Situation bewusst zu machen, ohne dass sich diese in irgendeiner Weise angegriffen fühlt. Hierfür ist es empfehlenswert, das Gespräch nicht zwischen Tür und Angel durchzuführen. Frage deine Führungskraft daher nach einem Termin, an dem ihr beide ungestört seid und ausreichend Zeit füreinander habt. Beispielsweise könntest du Folgendes sagen: „Ich möchte mit dir darüber sprechen, wie ich momentan mit Thema X zurecht komme. Ich habe diesbezüglich ein paar Vorschläge, die ich gerne mit dir in einem separaten Termin besprechen möchte."

Selbstreflexion durchführen

Nimm dir zur Vorbereitung auf das Gespräch ein Blatt Papier sowie einen Stift zur Hand und beginne, die Auslöser für deine Überforderungssituation so gut wie möglich zu analysieren. Dabei können dir die folgenden Fragen helfen:

Welche Projekte liegen derzeit bei dir auf dem Tisch? Warum liegen diese Projekte bei dir und nicht bei anderen Teammitgliedern?
Welche konkreten Situationen haben bei dir zur Überforderung geführt?
Welche Deadlines setzen dich unter Zeitdruck?
Sind die Verantwortlichkeiten klar?
Fühlst du dich von deinem Team ausreichend unterstützt? Welche konkrete Unterstützung benötigst du?

Das Gespräch führen

Wenn du mit deiner Führungskraft zusammensitzt und in das Gespräch startest, solltest du im ersten Schritt die von dir wahrgenommene Situation beschreiben. Beispielsweise könntest du sagen: „Mir ist aufgefallen, dass du mich in den letzten drei Wochen einige Male nach Feierabend angerufen hast." Achte hierbei darauf, sachlich zu bleiben und deine Situation objektiv zu schildern, ohne ausfallend oder bewertend zu werden. Im nächsten Schritt ist es hilfreich, die mit der Situation verbundene Wirkung zu beschreiben. Hier kannst du beispielsweise etwas sagen wie: „Dadurch fällt es mir sehr schwer, abends abzuschalten. Ich schlafe dann nicht so gut und bin auch am nächsten Tag auf der Arbeit nicht so fokussiert wie sonst." So wird es deiner Führungskraft leichter fallen, sich in deine Lage zu versetzen und deine Situation nachzuvollziehen.

Lösungsansätze entwickeln

Nachdem du deine Situation und die damit verbundene Wirkung auf dich beschrieben hast, geht es darum, gemeinsam Lösungsansätze zu entwickeln. Wichtig ist jedoch, im Gespräch Vorwürfe aus der Vergangenheit zu vermeiden und stattdessen Wünsche für die Zukunft zu formulieren. Daher solltest du bereits vor dem Gespräch mögliche Lösungsvorschläge für Wege aus deiner Überlastung zusammentragen, damit du sie deiner Führungskraft direkt vorstellen kannst. Mögliche Fragen, die dir bei der Entwicklung von Lösungsvorschlägen helfen können, sind die folgenden:

Gibt es Projekte oder Verantwortungsbereiche, die du abgeben kannst? Wenn ja, an wen?
Gibt es Deadlines, die nach hinten verschoben werden können?
Hast du konkrete Wünsche oder Verbesserungsvorschläge an deine Führungskraft?
Was müsste passieren, damit du wieder mehr Handlungsspielraum hast?
Gibt es Maßnahmen, die dir guttun würden, wie z.B. Homeoffice oder die Reduzierung deiner Arbeitszeit?

Bezogen auf das obige Beispiel könntest du Folgendes sagen: „Ich möchte dich darum bitten, mich ab 20:00 Uhr nicht mehr anzurufen. Natürlich kannst du mir eine E-Mail schicken, sodass ich mich gleich morgens bei Ankunft im Büro um dein Anliegen kümmern kann."

Konkrete Schritte definieren

Nachdem ihr euch über Lösungsansätze und die nächsten Schritte geeinigt habt, solltest du die Ergebnisse des Vieraugengesprächs idealerweise schriftlich festhalten. Es ist zudem empfehlenswert, am Ende des Gesprächs zu wiederholen, welche konkreten Maßnahmen ihr anstoßen werdet. Sollte sich keine Besserung der Situation abzeichnen, kannst du noch einmal das Gespräch mit deiner Führungskraft suchen und sie an die gemeinsam schriftlich vereinbarten Maßnahmen erinnern.

Das waren die Schritte, um deine Überlastung konstruktiv an deine Führungskraft zu kommunizieren. Solltest du vor oder nach dem Gespräch weitere Unterstützung benötigen, stehen dir die hier aufgeführten Ansprechpersonen gerne vertraulich zur Seite.