Besser mit Termin- & Zeitdruck umgehen

Ehrgeizige Deadlines können ein sehr gutes Mittel zur Motivation sein, wenn sie richtig eingesetzt werden und realistisch sind. Wenn sie jedoch zu ambitioniert sind, mehrere Projekte aufeinandertreffen und du wenig bis keine Kontrolle über die Vorgaben hast, können solche Deadlines zu Stress und Überlastung führen. Das beste Mittel gegen Zeitdruck ist daher ein gutes, langfristiges Zeitmanagement sowie eine detaillierte Aufgabenplanung. Hierbei ist es am wichtigsten, dass du richtig priorisierst und rechtzeitig anfängst. Doch selbst bei der besten Vorausplanung kann es zu situativem Zeitdruck und damit zu stressigen Tagen kommen. Die Tipps in diesem Beitrag können dir an genau solchen Tagen und bei generellem Termindruck helfen, die Ruhe zu bewahren und weiterhin produktiv zu bleiben.

Tief durchatmen & Ruhe bewahren

Sobald Unruhe und Hektik aufkommen, passieren vermehrt Fehler, Einzelheiten werden vergessen und kostbare Zeit geht verloren. Darum ist es weitaus effektiver, einmal tief durchzuatmen, weiterhin kontrolliert zu handeln und den Fokus nicht aus dem Blick zu verlieren. Entspannungsübungen oder kurze Ruhepausen können hierbei helfen, den Druck frühzeitig zu lösen und einen klaren Kopf zu behalten.

Den Tag planen

Indem du deinen Tag strategisch planst und durchdenkst, wird es dir einfacher fallen, erfolgreich zu sein und nichts Wichtiges zu vergessen. Ziel ist es daher, Aufgaben klug zu priorisieren, darauf aufbauend To-do-Listen zu schreiben und das Erledigte nacheinander durchzustreichen. So motivierst du dich jedes Mal, wenn du eine Aufgabe abhakst, gleichzeitig zum Weitermachen.

Puffer einplanen

Verplanst du deinen Tag bis auf die letzte Minute, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass du nicht alle Aufgaben schaffen wirst, die du dir vorgenommen hast. Denn sehr häufig kommen im Laufe des Tages noch kurzfristige Aufgaben oder Gespräche mit Kolleg:innen hinzu, die du nicht eingeplant hattest. Wenn du regelmäßig deine To-do-Liste für den Tag nicht abarbeiten kannst, führt das schnell zu Demotivation und Frust. Nimm dir also nur so viel vor, wie du realistischerweise schaffen kannst. Sollten an einem Tag dagegen keine ungeplanten Tätigkeiten hinzu kommen, dann schaffst du sogar mehr, als du dir vorgenommen hast.

Pausen machen

Gerade bei Zeitdruck sind Pausen notwendig, damit du den Tag über konzentriert und effizient arbeiten kannst. Als Faustregel gilt, spätestens alle eineinhalb Stunden eine kurze und alle vier Stunden eine längere Pause zu machen. Das heißt, strecke dich regelmäßig, vertrete dir die Beine an der frischen Luft, mache Mittagspause und vielleicht auch etwas Sport zwischendurch. Diese Zeit ist keineswegs verschwendet, denn so tankst du neue Energie für die Aufgaben, die noch zu erledigen sind.

Nach Aufschub fragen

Für viele Aufgaben ist eine Verlängerung der Frist leicht möglich. Frage einfach freundlich – am besten persönlich oder telefonisch – bei deiner Führungskraft oder deinem Team nach. Erkläre deinem Gegenüber deine Situation und setze gemeinsam mit ihm oder ihr neue Vorgaben.

Von kleinen Aufgaben befreien

Auch kleine Aufgaben rauben in der Summe Zeit und Energie. Gleichzeitig sind dies oft Tätigkeiten, die sich leicht delegieren lassen, zum Beispiel an andere Teammitglieder. Es lohnt sich also auch hier, im Team nachzufragen, ob dich jemand durch die Abnahme einiger kleiner Aufgaben unterstützen kann.

Arbeitseffizienz erhöhen

Neben den bereits genannten Tipps kann es dir bei Zeitdruck auch allgemein helfen, deine Arbeitseffizienz zu überprüfen und gegebenenfalls deine Arbeitsweise anzupassen. Denn ineffizientes Arbeiten mit vielen Unterbrechungen und fehlender Struktur kann bereits ohne zeitlichen Druck zu Stress und mangelhaften Ergebnissen führen. Die folgenden Tipps können dir hierbei helfen:

Schotte dich bei der Bearbeitung von Aufgaben ab, indem du z.B. dein Telefon ausschaltest und deine E-Mail-Programme sowie deine Bürotür schließt.
Sage auch mal Nein zu kleinen Anfragen, die während des Tages an dich herangetragen werden. Erkläre kurz und klar deine Situation und mache deutlich, dass solche weniger dringlichen Aufgaben bzw. Bitten warten oder von jemand anderem erledigt werden müssen.
Halte dich an das Motto Monotasking statt Multitasking. Denn wenn du deine Aufgaben konsequent nacheinander erledigst, erzielst du bessere Ergebnisse, machst weniger Fehler, sparst Zeit und kannst einen konstanten Fortschritt verbuchen.
Triff effektive Entscheidungen, indem du dich konsequent an die Prioritäten deiner Aufgaben hältst.
Bei den wenigsten Aufgaben ist es tatsächlich notwendig, ein 100 % perfektes Ergebnis abzuliefern. Kläre die Erwartungen an dich und arbeite nur so viel an einer Aufgabe wie nötig. Ein gutes Ergebnis ist in den meisten Fällen absolut ausreichend.

Diese Reihe von Tipps wird dir helfen, besser mit deinem Termin- und Zeitdruck umzugehen. Wenn du jedoch das Gefühl hast, konstant unter Zeitdruck zu stehen, dann ist es langfristig hilfreich, die Ursachen herauszufinden. Das können zum Beispiel eine ineffiziente Arbeitsweise, Fremdbestimmtheit (keine Kontrolle über die Zeitvorgaben), schlechte Arbeitsbedingungen oder Tools, branchenspezifische Ursachen, langwierige oder kurzfristige Planungs- und Abstimmungsprozesse im Team oder unrealistische Erwartungen der Führungskraft sein. Hierzu kannst du beispielsweise mit Kolleg:innen sprechen, die ähnliche Aufgaben haben, aber auch mit anderen Teammitgliedern, Kolleg:innen in anderen Teams, oder Bekannten außerhalb des Unternehmens in einer vergleichbaren Rolle. Nutze deine Erkenntnisse im Anschluss, um mögliche Veränderungen mit deiner Führungskraft oder deinem Team zu besprechen. Solltest du hierzu Unterstützungsbedarf haben, so stehen dir die hier aufgeführten Ansprechpersonen gerne zur Seite.